CINCO ETAPAS PARA UMA CONFERÊNCIA DISTRITAL DE SUCESSO

O propósito da Conferência Distrital é envolver os associados em todos os níveis da organização, desde os líderes seniores até os rotarianos recém-admitidos. O evento deve reconhecer as realizações dos associados, clubes e distrito com o intuito de inspirar os participantes para que se envolvam mais no Rotary.

Requisitos

O programa da Conferência deve incluir tempo para:

• Proporcionar ao representante do presidente do RI a oportunidade de fazer dois discursos, além de breve pronunciamento por ocasião do encerramento do evento;
• Discutir e ratificar o relatório de auditoria financeira do último ano rotário;
• Aprovar a taxa distrital, se esta não tiver sido anteriormente definida na Assembleia Distrital ou PETS.
• Eleger o membro da Comissão de Indicação para Diretor do RI.
• Eleger o representante (delegado) do distrito para o Conselho de Legislação (COL), caso a Conferência ocorra dois anos rotários antes da realização do próximo COL, e se o distrito preferir não usar o procedimento de Comissão de Indicação.

O SEGREDO DO SUCESSO:

Etapa 1: Estabelecer prioridades para o envolvimento dos associados
Antes de começar o planejamento, estabeleça as prioridades para a Conferência:
• O que deve ser alcançado?
• Que tipo de experiência você quer proporcionar aos participantes e o que deseja que eles aprendam?
• Como acrescentar momentos de diversão ao evento para envolver ainda mais os participantes?

Etapa 2: Logística
Detalhes logísticos associados à Conferência Distrital devem ser especificados muito antes do evento, de modo a garantir que o encontro seja agradável e bem organizado.

Etapa 3: Planejamento
O sucesso da Conferência Distrital depende principalmente de sua programação. As sessões plenárias devem incluir apresentações interessantes e relevantes. A programação deve ter como enfoque tópicos atraentes e inspiradores para os associados com diferentes níveis de experiência e interesse.

Além de tratar de assuntos administrativos, a Conferência Distrital representa uma oportunidade singular para os rotarianos fazerem amizades, fortalecerem seus laços com o Rotary e celebrarem as realizações da entidade.

Etapa 4: Promoção
Faça a seguinte pergunta: “o que motivará os rotarianos a participarem da nossa Conferência?”. Para ser eficaz, a promoção do evento deve abordar várias facetas e ser meticulosamente planejada, com enfoque nos benefícios ligados à participação.

Uma boa campanha de publicidade direcionada aos rotarianos requer tempo e habilidades. Para aproveitar os recursos e conhecimentos dos integrantes do próprio distrito, um integrante da Comissão da Conferência deve fazer parte da Comissão Distrital de Imagem Pública. O distrito pode optar também por ter uma subcomissão de marketing específica para a Conferência. Para ter sucesso, é preciso fazer a propaganda o quanto antes, intensificando-a à medida que o ano avança e enviando lembretes frequentes aos rotarianos. A elaboração de um calendário ajuda no planejamento e administração do evento.

Etapa 5: Execução, apreciação e avaliação
Após ter investido tempo e energia no planejamento do evento, chegou o momento gratificante de apreciar a Conferência Distrital, colocando o seu plano em ação. Esteja preparado para identificar problemas que possam surgir e tenha planos para resolvê-los. Lembre-se: a flexibilidade garante o sucesso de qualquer conferência.

Fonte: https://my.rotary.org/pt/document/five-steps-successful-district-conference